残業は誰もが避けたいものですね。
しかし仕事が終わらない!という状況に直面することがあります。
そのような状況になる前に、日頃から実践したい方法があります。
残業は私も何度も経験があります。
そしてなぜか、早く帰りたいときに限って残業になります。
さらに、自分が残した仕事ではなくても、急な仕事が発生するときもあります。
電話対応や、急なトラブルなど、急いでいるときに限って何か勃発します。
イレギュラーな対応はしょうがないですが、今回は普段の仕事スタイルを見直してみます。
日々の仕事において、残業を避けつつ仕事を効率的に終わらせるための実践内容を３つ紹介します。
実践内容１:タスクの優先順位付け
仕事が山積みになると、もう何から手をつければいいのか分からなくなってしまいます。
この状況を打破するために、タスクの優先順位付けをしてみましょう。
1.1日のタスクを書き出す
まずは、毎日の始業前や前日の終業時に、当日や次の日に行うべきタスクを書いておきましょう。
この時、タスクに重要度や緊急度をつけておきます。
- 重要度:タスクが業務上どれだけ重要か
- 緊急度:タスクがいつまでに終わらせる必要があるか
これらの情報を元に、緊急かつ重要なタスクを優先的に対応します。
それ以外のタスクは後回しにします。
このようにすることで、重要なタスクがすぐに分かり、仕事の効率が向上します。
私は仕事が終わって帰る前に、次の日に行うことを机の上にメモで置いて帰ります。
そうすることで、朝出勤したときに忘れることなくすぐに着手できます。
2.週・月単位での目標を決め日々のタスクとリンクさせる
タスクの優先順位を付ける際には、さらに長期的な視野でもみてみます。
現在の緊急なタスクに追われるだけでなく、将来の目標やプロジェクトに向けたタスクも考慮することを忘れないようにします。
そのためには、週や月単位の目標を設定し、その目標に対して日々のタスクを関連付けます。
タスクの優先順位付けには、さまざまなツールや手法があります。
- ToDoリスト
- カンバンボード
- 時間管理アプリ
これらを活用して、タスクを視覚的に整理しやすくすることも一つの方法です。
また、タスクの優先順位づけには、自分の能力や時間に合わせることも重要です。
自分に合ったスタイルを見つけ、継続的にタスクを優先順位付けていくことで、仕事の効率を向上させ、残業を減らすことができます。
実践内容２:時間管理
1.時間の使い方を把握
時間管理の改善は、仕事が終わらない状況に直面する人々にとって重要な項目です。
まずは、自分の時間の使い方を把握することから始めます。
一週間や一日のスケジュールを詳細に記録し、どのように時間が使われているのかを分析します。
この分析によって、時間の浪費や効率の悪い部分を特定し、改善のためのポイントを見つけることができます。
2.時間を使う計画を立てる
次に、時間の使い方を最適化するための計画を立てます。
予定やタスクを整理し、時間を効果的に区切ります。
- デイリープランナー
- タイムマネジメントアプリ
これらを活用して整理します。
また、緊急かつ重要なタスクに優先的に時間を割り当てることで、仕事の優先順位を明確にし、時間を効率的に活用します。
また、自分の集中力などに合わせたスケジュールを作ることも大切です。
自分が最も集中しやすい時間帯を把握し、重要なタスクを割り当てます。
そうすることで、効率的に作業を進めることができます。
以前の私は朝に集中することが効果的でした。
しかし今は子どもがいて朝早くから保育園の準備などしないといけないため、朝に集中時間を作るのが難しくなりました。
そのため残念ながら今は、夜が一番ゆっくり時間を使えるときとなっています。
3.気分のリフレッシュ
定期的な休憩を入れることも、集中力を保つために重要です。
一日を通して定期的な休憩を取り、リフレッシュすることで、疲労やストレスを軽減します。
リフレッシュすることで作業効率を向上させることもできますね。
4.継続的に取り組む
最後に、時間管理の改善は継続的な努力が必要です。
一度やって終わりではありません。
新しい習慣を身につけるためには時間がかかるかもしれませんが、粘り強く取り組むことが大切です。
定期的にスケジュールの見直しや調整を加えましょう。
より効果的な時間管理を実現していくことができるはずです。
私は職場で目に見える方法で、ホワイトボード上に１日の流れが書いてあります。
それ以外の個人的な時間を使用する方法は、机の上に見える形で何をするか書いています。
時間管理の改善は、仕事の効率化やストレスの軽減につながり、より充実した生活を送るための一歩となります。
実践内容３:外部からの干渉の排除
仕事が終わらない理由の一つに、外部からの干渉が挙げられます。
どういうことかというと、例えば電話やメールの通知、SNSの更新などが挙げられます。
外部からの干渉が作業の集中を妨げ、仕事の効率を低下させることになります。
そのため、集中を阻害するものを排除することが重要です。
皆さんも実感したことがあるのではないでしょうか？
まずは、作業に集中するための環境を整えることです。
できれば静かで明るい場所で作業を行い、集中力を保つための環境を整えます。
また、必要に応じてヘッドフォンや耳栓を使い、外部の音を遮断することも効果的です。
耳栓をしている人、みたことありませんか？
実際に効果はあるそうですよ。
さらに具体的な手段を考えてみましょう。
例えば、仕事中はメールやSNSの通知をオフにし、電話には出ないようにします。
作業に集中する時間を設け、その間は外部からの干渉を最小限に抑えるようにします。
また、作業を一定のリズムで行うことも効果的です。
どういうことかというと、作業と休憩をタイミングよく行い、集中力を維持します。
そして大切なのが自己管理です。
自分自身に厳しく、作業中は集中し、外部からの誘惑に負けないように心がけましょう。
また、他の人にも自分の作業中であることを伝え、邪魔されないようにしてもらうことも一つです。
私も自宅にいる際の自己管理は、ちょっと怠けてしまいます。
職場のように仕事優先でなければならない状況ではないため、少し緩みが出てしまいます。
特に携帯電話の誘惑には負けてしまいますね。
ちょっと、と思って手にとってしまったら終わりですね。
何時間も無駄にすることはありませんが、作業効率は確実に落ちます。
外部からの干渉の排除は、仕事の効率を上げ、ストレスの軽減にもつながります。
集中して作業を行うことで、仕事が終わらないという問題も解決でき、より充実した時間を過ごすことができるでしょう。
まとめ
- タスクの優先順位付けを行い、緊急かつ重要なタスクを優先的に対応
- 週・月ごとの目標を設定し日々のタスクとリンクさせる
- 時間管理を改善し、効率的に作業を進めるための計画を立てる
- 時間管理の改善は、仕事の効率化やストレスの軽減につながる
- 集中を阻害するものを排除することで作業環境を整える
残業はしたくないけれど仕事が終わらない…このジレンマに立ち向かうためには、タスクの優先順位付け、時間管理の改善、外部からの干渉の排除といった実践的なアプローチをしてみましょう。
私も日々のタスクの洗い出しはしていませんが、先の予定の把握と、それまでにしておかなければならないタスクはTO DOリストで机の上に貼ってあります。
覚えているようで、いつも目に止まるところにあると、自分の中で時間の使い方が即時管理できます。
例えば、今時間が少しあるから、すぐのタスクではないがやってしまおうなど、タスクの管理を行うことで、勝手に時間の管理もできてしまいます。
これらの実践内容を取り入れることで、より効率的に仕事を進められ残業を減らすことにつながります。
残業を減らすことにより、充実したプライベートな時間を確保することができますよ♪
