「業務量が多すぎてキャパオーバー・・・」
最近仕事をしていて、上記のような悩みを抱えていらっしゃいませんか？
「仕事でキャパオーバーになるなんて甘えではないのか・・・？」
と思う方も多いと思います。
実際、私の職場でもそのような悩みを抱えて落ち込み気味の人は非常に多いです。
悩みを抱えているのは新人の方もそうですし、自分より社歴の長い先輩も抱えている印象です。
でも、安心してください!!
仕事でキャパオーバーになるのは決して甘えなんかじゃありません!!
本記事では仕事がキャパオーバーであると感じている方に向けて
- どんな人がキャパオーバーになりやすいのか
- 仕事がキャパオーバーになる要因
- キャパオーバーになった時の対処法
という上記3点をご紹介いたします。
対処法も記載しておりますので、ぜひ最後まで読んでみてください!
どんな人がキャパオーバーになりやすいのか
それではまず、どのような人がキャパオーバーになりやすいのかを確認していきましょう。
私は自分を含め、仕事でキャパオーバーになっている、なりがちをたくさん見てきました。そんなキャパオーバーになりがちな人に共通している項目は、主に以下の3つになります。
１．何事も1人で抱え込みがち
疑問に思っても誰かに頼るのではなく、基本的に自分で解決しようという何事も1人で抱え込みがちな人は仕事でキャパオーバーになってしまいがちです。
人それぞれ、抱えられる業務量は限界があります。
自分で解決しようというマインドは非常に良いと思いますが、職場の先輩や上司であれば的確な答えを持っているので、先輩や上司に聞くことで業務効率を上げることができます。
２．“NO”と言えない
“NO”と言えない人は、上司や先輩、同僚から頼まれた仕事をなんでも引き受けてしまいがちです。
なんでも引き受けてしまうと仕事量が多くなりすぎてキャパオーバーになってしまいます。
仕事を依頼する側もあなたを信頼しているからこそ頼っています。
だからこそ、断るのはなんか申し訳なく感じますよね。
お気持ちは非常にわかります。
ただ、引き受けてしまいすぎるとすべての業務において中途半端な成果しか出すことができなかったり、最悪の場合、体調不良に発展ししばらく会社を休むことになり、さらに迷惑をかけてしまいます。
まずは自分のキャパを把握し、業務量が80％を超えないように意識しましょう！
恐らくお人好しのあなたは、それでも”NO”と言えないタイミングが来るかと思いますので、デフォルトを80％に設定しておけば万が一断れない仕事があっても100％のキャパを超えることはかなり少なくなるでしょう。
３．100点じゃないと納得いかない
どんな仕事も100点じゃないと納得いかない、そんなあなたも仕事でキャパオーバーになりやすいです。
常に100点を目指すが故に、納期がかなり迫ってきてしまったり、終止符を打てるはずの業務に終止符が打てなくなります。
仕事をやるうえで100点を目指すのはとても大切なことですが、だからこそ、定期的に休息を入れたり、100点でなければいけない業務と80点でも問題ない業務を見極めることも大事です。
私の周囲の人も、仕事ができると言われている人ほどこの見極めが非常に上手く、しっかり息抜きの時間も取れています。
少しずつで良いので、仕事を見極められるようにしていきましょう。
仕事がキャパオーバーになる要因
続いて、普段の仕事の中でキャパオーバーになる要因を分析していきます。
キャパオーバーになる要因は自分自身が要因になっていることもあれば、そうではないケースもございます。
最初は私もキャパオーバーになる＝すべて自分のせいと思っていましたが、決してそんなことはございませんのでご安心ください。
１．仕事量の多さ
キャパオーバーになる要因として最も多いのは仕事量の多さです。
仕事量が多くなってしまう背景は多数あると思いますが、上司が部下の仕事量の管理をできていないという可能性があります。
あなたの上司が、あなたやあなたの所属部署に仕事を任せすぎてその日のタスクが増えることで、残業につながったり当日やる予定の仕事がついつい明日に回すことになり、結局明日のタスクもパンクしてキャパオーバーするという負のループに入ります。
どんな人でもキャパオーバーが続けばもちろん疲弊します。
今の職場で労働基準法に違反するような過度な残業は続いていませんか？
または、休日出勤が当たり前のようになっていませんか？
その大変さを上回るような大きなメリットを今の仕事や会社に感じているのであればよいですが、もしそうではないなら転職をおススメいたします。
今は耐えれても、5年後や10年後も同じように耐えられますか？
無理せず転職をして、転職先でキャリアを築いていきましょう。
２．優先順位がつけれていない
仕事をするにあたり、優先順位を明確にするということは非常に大事です。
優先順位が明確でないと、目の前にあるタスクをとにかくがむしゃらに進めていくということになりますので、仕事をキャパオーバーな状態でせざるを得なくなってしまいます。
自分自身が行っている仕事内容を細分化して見直してみて、優先順位が高い仕事は何なのか、というのを常に考え、仕事一つ一つに優先順位をつけることで改善されることもあります。
毎朝仕事を開始する前にやるべきタスクを全て書き出し、優先順位をつけてみると良いでしょう
３．人員不足
人員が足りていないということも要因として考えられます。
人員不足の場合、一人当たりの仕事量が増えますので、キャパオーバーになるのも当然です。
ですので、甘えだと思う必要はありません！
しばらく会社で働いてみて、人員が増える見込みがなければ転職を検討してみましょう。
人員を増やせる人事や採用ポジションにいるのであれば自分自身の力で人員を増やすことが可能ですが、それ以外のポジションの場合、自力で会社の人員を増やすことは難しいです。
自力で人員を増やすことができないのであれば、自力で業務効率を改善する、もしくは自力で人員が整っている会社に転職するしかありません。
ですので、ぜひ転職も視野に入れてみてはいかがでしょうか。
４．業務への理解度の浅さ（新人）
就職したばかり、転職したばかりなどで仕事に対しての理解度が追い付いていない時ってありますよね。
そんな時は覚えることが膨大にあるのでキャパオーバーになって当然です。
私も大学を卒業して就職したての頃や、転職したてのころは覚えることが多すぎてキャパオーバーになりました。
もちろん、会社先輩や上司は丁寧に教えてくださっているんでしょうけど、どうしても頭が追い付けませんでした。
業務内容も理解しなければいけないですし、それ以外にも一緒に働く人の顔と名前を一致させたり、仕事に必要な物の名称を覚えたり、会社のルールなど情報多く大変でした。
ですので、新人の頃はキャパオーバーになるのは当然です。
時間の経過とともに改善されますので、最初のうちは慣れるまで頑張ってみましょう。
キャパオーバーになった時の対処法
それでも仕事量がどうしても多すぎて、現在キャパオーバーになってしまっている方もいらっしゃると思います。
キャパオーバーの状態がずっと続いてしまうと心身ともに疲弊してしまいますよね…
そんな時のための対処方法をご紹介いたします。
ぜひ実践してみてください。
１．勇気をもって上司や先輩、同僚に相談する
まずは身の回りにいる人に相談してみてください。
ほとんどの上司はあなたがキャパオーバーになっていることに気づいておらず、適正な仕事量を与えていると思っています。
相談することで上司もキャパオーバーになっている、与えている仕事量が多すぎたということに初めて気が付きます。
相談後は仕事の割り振りを考え直してくれることでしょう。是非相談してみて下さい。
また、余裕がありそうな先輩や同僚に相談して少し手伝ってもらうのもよいでしょう。
一人では時間がかかる作業も人数を増やせば予定より早く終わることもあります。
まずは相談することから始めてみてください。
２．仕事の優先順位をつける
先程も記述させていただいたように優先順位をつけるということは非常に大事なことです。
優先順位をつけるにあたり、マトリクスの表はご存知でしょうか？
私も以前はキャパオーバーになることも多々ありましたが、現在はマトリクスの表を活用し仕事の効率が改善され、キャパオーバーになることも激減しました！
仕事を優先度と緊急度の二軸で考え、下記の1から順に仕事を実施します。
- 重要度と緊急度も高い
- 重要度が高いが緊急度は低い
- 重要度は低いが緊急度が高い
- 重要度も緊急度も低い
こちらを活用することで仕事の優先順位をつけることができます。
優先順位をつけられていなかったという方はぜひ実践してみてください！
以下に参考サイトのURLも添付いたします。
【参考サイト: 緊急度と重要度のマトリクスでタスクの優先順位をつける】
https://www.jooto.com/contents/priority-matrix/
３．それでもどうしても辛い…その場合は無理せず休む
上記を実践してみても改善されない…という場合は限界を迎えて体調を崩してしまう前に休みを取りましょう。
無理をしすぎると、うつ病や適応障害と診断されるケースもございます。
【自分が休むことで回りに迷惑をかける】と思うかもしれませんが、まずは自分のことを第一に考えましょう。
おそらく、【自分が休むことで回りに迷惑をかける】とお考えになる人は普段から自分ではなく誰かのために頑張っていらっしゃることでしょう。
でも、自分が限界を迎えそうな時くらい、まずは自分に優しくするべきです。まずは限界を迎える前にしっかり休み、心身ともにリフレッシュした状態でまた仕事を頑張りましょう。
まとめ
今回の記事では、仕事がキャパオーバーになりやすい人や要因、対処法について記載させていただきました。
- どんな人がキャパオーバーになりやすいのか
- 仕事がキャパオーバーになる要因
- キャパオーバーになった時の対処法
仕事がキャパオーバーになっているのは決してあなたが悪いわけではございません！
様々な要因がありますし、あなたがひたむきに頑張っているということには変わりありません！
私も最初は、自分には効率よく仕事をこなす能力がない…と自分を悪く思っていました。
でも、業務の優先順位をつけたり、いい意味で楽に考え全てを100％でやりきろうと思わなくなった結果、キャパに余裕ができ、今ではキャパオーバーになっている周囲の人の相談にも乗ってあげられるほど余裕ができました！
同じようにキャパオーバーになっている方が、この記事を読んで少しでも参考になっていただけたら幸いです。
